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优秀产品经理是如何写周报的?

有些公司中,写日报与周报是工作标配,但是有不少产品经理十分抗拒——有的是因为没什么输出,没什么好写的;有的是因为偷懒;有的是因为觉得这件事没有价值……但是日报周报其实是很好的一个自我总结与进步,以及被看见的方式。善于从日报周报中改进自我,能让你变得更优秀。

优秀产品经理是如何写周报的?

今天我想跟大家分享一下关于“写周报”这件事,我的看法、经验心得以及我最近优化更新周报模板的案例,以此来帮助一些不愿意写周报的朋友,希望他们有所收获,能克服“怕写周报”这个恐惧。

据我观察,很多公司都会要求写周报,而很多人到了交周报的那天,总是不知道周报要写什么,或者觉得写周报是一件很痛苦的事情。

最近因为疫情的影响,很多公司采取远程在家办公的策略,这样的策略之下,大家一般会才采用“早沟通,晚汇报”这样的机制:

早上固定时间点召开晨会,沟通工作事项的进度和计划;下午快要下班的时候,大家写日报,阐述当天的工作情况和进展。

这一举措,其实对远程办公这种场景是非常有必要,也很有效果的。但是写日报这件事,让本就对写周报很为难的人,感觉雪上加霜———以前只需要一周写一篇,现在变成了“非常5+1”。

对于产品经理来说,可能某个需求或者某个项目的推进是迟缓的,那么可能这周的工作内容是推进A项目,下周还是推进A项目。如果项目一直被卡住,等到了写周报的时候似乎就没得可写了。总不能一直写“规划某个需求”,“设计某个产品”,“推动某个项目进度”,“整理某个产品的文档和资料”等……

但是很多时候写日报,写周报无可避免,那我们有什么好的办法来解决很多人不想写周报这件“难事”呢?

一、为什么讨厌写周报?

这是我总结的几个关于讨厌写周报的原因,大家看看里面有没有打中你的点。

优秀产品经理是如何写周报的?

1. 实际输出不够,不知道能写什么

每周的实际工作没啥输出,不知道要写什么,总感觉自己每天都没闲着,肯定是做了很多事的,但是就是想不起来,或者不知道能写什么。

2. 实际有输出,但是恐惧做总结或者运用文字,话到嘴边就是不知道怎么说

知道自己有输出,干了很多活,有很多实际输出。但是苦于自己表达能力弱,总是不会表达,越是不会表达,越是抵触和抗拒表达这件事。能逃避就逃避,跳出舒适圈会不会有大的改变不知道,但是缩在舒适圈肯定是舒服的。

3. 不太爱总结,怎么潇洒自在怎么来

就是不爱写总结,反正公司也没要求要写。实在要求写,我就随便写点东西,反正我总结能力一般,也不太Care这种条条框框,那就怎么潇洒怎么来。

4. 叛逆心理,觉得要求写周报的领导都是SB,在做秀

曾经经受了几家“魔鬼领导”的折磨,对很多事情的看法就变得偏激和盲目,例如“我待过几家大厂,我可以很负责任地告诉大家,要求写周报的领导都是‘SB’。”

5. 领导不看,每次花了心思写了很多,但是领导不Care我

我也曾满腔热血,意气风发地期待自己会在某家公司一展身手,从此走向人生巅峰之路。直到后来,我才发现,原来我每周写的周报,领导压根就不看,我感觉自己没被重视,太伤心……

6. 不认可这种行为,觉得写周报浪费时间,没啥收获

不管你说什么,我就是觉得写周报浪费时间,我每天都按时上班,极少或者从不摸鱼,我每周都认认真真的在上班,干嘛要写周报呢?难道我每天上班在干嘛,领导没看到吗?非要用这种条条框框来约束我吗?写周报真的有用吗?

7. 其他原因

太懒了/感觉时间不够用/总是会忘记写/记忆力不好,想不起来做了什么……

二、如何解决讨厌写周报这个问题呢?

我是从4个方面来进行分析和解决的:

  • 首先要理解,为什么要写周报?写周报的背景和原因是什么?
  • 其次要知道,怎么样才能快速方便地写完周报,不占用我太多的时间而又能达到满足领导的要求。
  • 接着要实践上面的方法,网上有千千万万的关于写周报的模板和心得,那我该用哪一份,应该要怎么用呢?
  • 最后就是得出结论,当自己试验了多种方案之后,得出一个最适合自己当前的方式,如果不满意,那么就要继续调整。

优秀产品经理是如何写周报的?

1. 为什么要写周报?

一般写周报都是上级或者公司、部门要求的,那么要寻找为什么写周报的原因,肯定是要从上级领导的角度来思考,寻找答案。

最直白的答案就是:你的领导不仅仅是你的领导,也是你旁边同事的领导,这意味着当领导者管理的人数很多时候,领导者并不能很清晰地知道每个人的状况,这里的状况可能指工作的进展,遇到困难,个人成长的情况等等。

所以,他们需要你主动汇报相关的信息给他,这样才能及时地了解整体的进展以及你个人的情况。

2. 怎么快速方便地写周报?

关于怎么写周报这个事情,只要去搜索引擎搜索一下,80%的答案都是给你一个模板,然后告诉你按照这个模板写就够了。这个事情和写简历一样,大家网上找个模板,然后修改一下就觉得这样写出来的简历肯定不差。

这里存在的最大的一个问题就是,我们“只知其然,而不知其所以然”,这样容易让我们走偏或者失去批判性思维。

我举一个例子,有很多周报模板都是用Excel来写,然后一周就是一个Sheet,Sheet的名称就是几号到几号。例如我之前用的周报模板就是这样的:

优秀产品经理是如何写周报的?

这个模板,一开始用的时候感觉很爽,固定好了样式,然后每周复制前一周的Sheet,改一下里面的内容就好了。

但是去年到了年终总结的时候,我才发现这个办法弊端很大,很头痛。

  1. 多张Sheet切换不方便,因为我需要一张一张看,然后逐个收集起来,通过周报去了解一整年的输出,这样看太多表格,让我直接放弃了;
  2. 每张有很多东西都需要重复填写,例如日期,我每次要看一下日历,然后改一下“本周2020-02-24至2020-02-28主要工作计划完成情况”里面的日期;
  3. 由于我担心自己周五写周报的时候会记不清楚每天做了啥,所以我会每天写日报,然后直接把日报Copy到企业微信的周报中,这样提交周报会很方便。但是阅读方就很痛苦,因为阅读者会看到你每天记录的“柴米油盐”,而很难直接看到重点。

综合上述的问题,我在上周的时候重新思考和整理了一下我的周报,换成了下面这样的模式。

设计这个周报模板的之前,我先用Axure简单地画了一个原型,然后列举出了我觉得重要的信息和应该要填写的内容。

优秀产品经理是如何写周报的?

最后成型的Excel是这样的:

优秀产品经理是如何写周报的?
优秀产品经理是如何写周报的?
优秀产品经理是如何写周报的?

对比前后的模板,新模板有以下的优势:

  • 用Excel快速填充2020年的日期,同时用函数标记出非工作日;
  • 用Excel快速填充2020年的周五的日期,这样就不用每次输入周报的时候输入日期了;
  • 日报=>周报=>月报=>季报,粒度从小到大,可以自由精简化数据。粒度小的是数据,整理出粒度大的则是信息,而周报要的就是信息而不是流水账似的数据;
  • 以后年度总结的时候,可以方便地从月报或者季报中提取信息,快速整理出年终汇报。

如果你对仔细对比一下前后的模板,其实你会发现并没有什么高深或者复杂的技巧在里面。但是显而易见地是,新模板会比老的模板好用很多,而老模板是哪里来的呢?

就是我从网上Download下来的,刚刚拿到的时候,我觉得它好像是能解决我的问题的,但是实际用到了一年之后,我才发现,原来我一直没有认真仔细的思考过——它真的是适合我的么?

3. 这个方法真的有效吗?

刚刚我已经跟大家分享了我的周报模板,一个是我之前的老模板,一个是我的新模板,同时也分享了我为什么要调整老模板使用新模板的原因。

那么当你下载并打开了我的这份周报模板的时候,请你思考——这份模板是适用你的么?它能解决你的困扰么?

如果你思考之后觉得它确实能解决你的问题,那么我给你的建议是,请你使用这个模板一个月以上,然后再做一个简单地复盘和总结,确认是否真的有效。

如果你思考之后觉得它并不能解决你的问题,那么我建议你尽快地去找一个适合你的方案。因为写周报真的很重要,这是一个“以小博大”的好方法。

4. 得出结论,最适合我的方式是?

未来你也许会使用我的新模板,也许会从网上找到其他更棒的模板,但是关于“如何解决讨厌写周报”这个问题,你还是要给出结论。

因为如果你没得出结论,那么意味着这个问题其实并没有解决,你可能还是会讨厌写周报或者不愿意写周报。

这个时候回过头看我们刚刚分析的内容,我们的目的是为了“解决讨厌写周报”这个问题。我给大家的方法有四步:

  1. 理解为什么要写周报,这样会让我们对这件事不那么抗拒;
  2. 找到快速写周报的方式,这样会让我们觉得做这件事其实并没有那么难,那么花时间;
  3. 确认第2步的方式是否有效,如果没效则需要尽快调整;
  4. 得出结论,告诉自己我已经找到了一个好的办法可以快速写周报了,我不讨厌写周报了;如果你没有得出结论,那么你可能还需要继续尝试适合自己的方法,直到自己习惯了为止;

三、有了模板,该怎么写周报呢?

根据我前段时间找的资料,我来根据我的新模板给大家讲解一下我认为的写周报的正确的打开方式。

1. 日报模板

首先,我会每天写日报,而日报主要有三个部分:

  • 主要工作事项:日报就是要写流水账,今天开了几个会,写了几个邮件,处理了几件事情……
  • 完成情况:今天做的时候完成了哪些,有哪些没有完成,需要明天做或者未来做,可以当做一个待办事项来记录,丰俭由己。
  • 备注或说明;如果有特殊内容需要备注或者提醒自己跟进的,可以写在这一栏。

日报就是大家说的流水账,也是对自己的一个简单总结和回顾,我一般会在下班后抽出5分钟时间来写。在写这个的时候,我也会顺带思考明天大概要做什么,明天的规划大概是怎么样的。做完了这些内容就可以准备下班了,如果你对这个不太习惯和适应,可以参考之前网上有人分享的办法,睡觉前冥想一会,做当日的总结同时也做明日的规划。对我来说,我记忆力不太好,我还是建议写下来,做一个有仪式感的操作。

写完了日报,到了周五就要上交周报了,这个时候周报就有点技巧和心思了,不能直接把日报的流水账直接丢过去,这样的周报往往字数很多,同时重点信息难以抓取。当部门人数较多的时候,很难保证领导者可以全盘看完大家的周报。

2. 周报模板

我的周报模板包含这么几个部分:

1)本周工作汇报

关于周报大家要先有这样的一个概念:

  • 忙≠有价值,并不是待满了上班时间就是有价值的,所以汇报的时候尽量挑重要信息来写。
  • 字多≠有丰富的信息,字数越多,很多时候反而不好抓住重点,搞不好会适得其反。
  • 给上级做选择题,不要只提出你遇到的问题,可以在问题后面跟上你的方案或者需求,如果你需要领导帮助,那么请求帮助也是一项直接的选择。

2)工作总结

上级领导不仅仅想知道你做了什么,更想知道你对公司或者团队的一些建议与看法,以及你自身成长的一些感悟。

因为身在基层的人更能发现问题。如果你能在工作周报中写出你在工作中的一些感悟,包括你发现的好的思路和想法,也包括对工作方法的改进建议和不好的现象,上级领导就会看到你的激情,看到你的思考,他就会觉得你比别人想得多,比别人更出色,比别人更优秀。

3)下周工作计划

汇报了本周的工作,那么自然就要给出对策——下周的工作计划什么?是对本周未完成的继续完成呢?还是对去开展新的业务?

对于工作计划的规划,可以不写太细,但是一定要仔细思索后再输出,同时也在下周实际工作的时候以此为目标和参考,在不断地计划和实施过程中,修正计划,以培养自己的规划能力。工作总是连续不断的,没有计划就没有行动,制定工作计划是领导者的基本素质,即使你还没成为领导,这一部分先学习和掌握,对你也是百利无一害。

周报之后就是写月报,关于月报和季报的写法,其实和周报是类似的,这里我就不展开说了。核心点还是转换思维,写的时候要站在领导者角度思考,他想要获取什么信息,那么我就喂给他什么信息。

总之,工作周报一方面可以使你的工作目的性明确,也使你的直接领导明白你最近在干什么,干的结果怎么样,还可以使你的直接领导针对性的提出对您成长更为关键性的建议,从一定程度上提升了你的职场竞争能力。

如果你还是对写周报无感或者讨厌写周报,可以换个角度思考周报的种类,以此来激励自己完成这项工作。周报分两种,一种是写给领导看的,一种是总结自己成长的。

写给领导看的,你会觉得被约束,被限制,从而产生抵触心理,那么你就转换个思路。

我先写给自己看,因为我需要总结一下自己一周干了啥,收获了什么,成长了什么,然后将这些总结文字化。文字化之后,稍微润色一下,你就可以提交给领导作为一份周报啦,这样的话功利性也少了一些,目的一样达成了。

以上就是关于周报的全部内容了,不管你现在是怎么做的,我都建议你尝试一下去优化自己写周报的方式和方法,你总会发现一些意外的收获的,比如:Excel又学会了函数~

四、总结

对于产品经理来说,和文字打交道的频率其实是挺高的,但是写日报和周报这件事却也有很多人抗拒。

  • 有人抗拒写,可能是因为自己没什么输出,不知道写什么内容;
  • 有人抗拒写,可能是因为摸鱼懒散习惯了,能偷懒则偷懒;
  • 有人抗拒写,是觉得这种小事并没有什么可称道,自己并不太认同这种行为,甚至抵触……

但我坚信,优秀的产品肯定是善于总结自己的,写日报和周报其实就是对自己的成长总结最有效的一种办法。

抗拒,不过是还没认同或者意识到重要性罢了,希望这篇文章能给不愿意写周报的你,一点点启发,把握当下,行动起来。

很多时候我们总想着干点大事,怀揣着“产品经理改变世界”的梦想去前进,但是遇挫的时候又总是迷茫和怀疑。觉得太多人鼓吹这个职业,觉得产品并没有那么光鲜亮丽,自己的成长也总是磕磕绊绊,甚至连下个早班都成了“奢侈”的梦想。

但是如果连一个日报和周报都不愿意写或者写不好,又怎么好意思高谈阔论“改变世界”呢。

不积跬步,怎么能致以千里呢。以上,共勉!

附件

周报模板地址:https://share.weiyun.com/5GeupU7

#专栏作家#

vitamin,微信公众号:皮酱叨逼叨,人人都是产品经理专栏作家。中级产品经理,一年开发经验+三年产品经验。主导过在线教育类产品,目前是跨境电商供应链仓储物流产品一枚,欢迎勾搭,一同学习。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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